在這個資訊E化時代，利用事務機器及通信、資訊設備，彼此得以快速的聯絡或處理各類事務，方便彼此溝通與達成協議，進而成交一筆生意，但有些資訊是不宜公開的，故應重視相關保密措施，確保機密資料不外洩。為提高公務處理上的警覺性，維護資料的安全，提供一些在日常生活上使用電話、運用資訊或文書處理上的注意事項，以供參考。

一、使用電話及行動電話保密須知：

　(一)談及公務前，事先確認對方的身分，因為竊密的人可能會以虛構職位或關係來套問機密事。

　(二)個人行動電話語言信箱及電話答錄機密碼應設定密碼保管不宜公開，以免遭人竊聽。　

   (三)電話通話若有不正常之雜音或空音，應察看接線盒有否被人掛線竊聽或盜撥電話？　

   (四)個人行動電話應隨身攜帶勿任意放置，並於將螢幕或Apps上鎖，定期更換密碼，避免遭有心人士竊取盜用。　

   (五)使用社群軟體應小心，可疑連結勿點選以避免被駭，勿使用LINE及Facebook等Apps傳遞機敏公務資料。　

  (六)如非必要，勿使用公共場所免費之WiFi熱點，避免駭客於該WiFi熱點植入駭客程式或以假冒之免費WiFi熱點惡意竊取行動電話內所有資料。

二、日常生活保密須知：

　(一)陌生人以問卷調查、寄資料以及電話詢問相關資料時，應格外留意並查證對方身分，勿輕易告知。

　(二)個人擬廢棄之信件、單據、資料等，勿以一般垃圾抛棄處理，而應燒燬，以免外流。

　(三)每天應檢視信箱，如有重要信件如信用卡帳單、電話費帳單、網路連線費用帳單等，應隨時收取妥善保管，以免被有心人截獲做為盜用、提領、刷卡的資料。

　(四)據媒體報導有些詐騙集團假冒銀行人員 套問金融卡帳號，或在提領時被人竊看得知密碼而被盜領，故信用卡、金融卡的帳號、密碼、卡號等資料，隨時要注意防範外洩。

　(五)對外公開的資料，如名片、停車留信板或乘客留言板等登錄的資料不宜過於詳細，以免洩漏個人資料遭遇麻煩。三、資訊處理保密須知：

　(一)個人電腦必須設定密碼保護，並定期變更密碼以防駭客破壞設備，並宜多拷貝一份，以防原始資料破壞之困擾。拷貝資料亦應妥善保管，不隨便供人拷貝。

　(二)在不能確定網站的保密機制下，不宜任意登錄個人必須設定密碼的重要資料，以免遭截取被移作其他用途，據媒體報導國內有一家網路銀行曾遭人拷貝該行網站網頁，進而誘騙該銀行客戶輪入身分證字號碼、進行轉帳盜領。

四、文書處理保密須知：

　(一)重要的秘密文書應儘量避免書寫在便條紙或桌曆、日曆、月曆上，此舉極易因疏忽未收妥而被窺視或翻閱盜取，造成洩密。

　(二)具有機密性之廢棄文稿、資料，應隨手以碎紙機銷燬或焚燒處理。如因量太多不便燒燬時，可以整批運往紙廠並當場監視其溶燬成紙漿之後方可離去，不可將資料交給紙廠人員代為處理，以防機密資料外洩。

　(三)傳真機密文件前，應先連絡好收件人等候於傳真機旁，以避免遭人截走；傳送前事先確認傳送號碼無訛，以免誤傳洩密。

　(四)保密文書不宜任置於桌上或交由他人送件，應由本人親送至主管核章，並有保管箱保管之。

五、對於作廢文件之清理作廢文件包括製作分類保密資料所使用之草稿、複寫紙、底片等材料，除非有規定不須銷燬，否則一律銷燬。製作「絕對機密」、「極機密」件之作廢文件，承辦人隨時予以銷燬，至於「機密」、「密」件之作廢文件，如無立即銷燬之必要時，可將其裝入非法定人員不能取出之容器，於下班前予以集中銷燬。印刷分類保密資料之製版，應於印刷完成後立即拆燬。

「多一分保密警覺，少一分洩密的風險」，每個人都要有此共識與認知，處處小心為要，如此在日常生活及公務處理上，才能建設一個安全又安定的環境，減少社會犯罪、破壞事件，人人安居樂業，國家必然長治久安。